دفتر کی میٹنگز اکثر ایک بورنگ دفتری عمل سمجھی جاتی ہیں، لیکن کیریئر کے ماہرین کے مطابق، یہ آپ کی پیشہ ورانہ صلاحیتوں (Professional Skills) اور قیادت کی صلاحیت (Leadership Potential) کو اجاگر کرنے کا سب سے بہترین پلیٹ فارم ہیں۔ فوربز (Forbes) میں شائع ہونے والے ایک حالیہ مضمون میں، کیریئر کوچ ولیم اَرّوڈہ (William Arruda) نے تین ایسے سادہ اور مؤثر طریقے بتائے ہیں جنہیں اپنا کر کوئی بھی شخص، خواہ وہ کسی بھی عہدے پر ہو، اپنی روزمرہ کی میٹنگز میں ایک رہنما (Leader) کے طور پر خود کو پیش کر سکتا ہے۔
یہ طریقے نہ صرف آپ کے اعتماد (Confidence) کو بڑھاتے ہیں بلکہ آپ کے ساتھیوں، مینیجرز اور اعلیٰ قیادت پر آپ کی سمجھ بوجھ اور اثر و رسوخ (Influence) کی گہری چھاپ چھوڑتے ہیں۔ اہم بات یہ ہے کہ ان پر عمل کرنے کے لیے آپ کو کسی نئے عہدے یا اضافی اختیار کی ضرورت نہیں ہے۔
تین کلیدی عمل جو آپ کو قائد بناتے ہیں
ولیم اَرّوڈہ کے مطابق، قیادت صرف فیصلے کرنے (Decision Making) کا نام نہیں ہے، بلکہ یہ عمل، رویے اور انداز گفتگو کا مجموعہ ہے۔ میٹنگز میں ان تین آسان طریقوں پر عمل کر کے آپ فوری طور پر نمایاں ہو سکتے ہیں:
۱۔ مستقبل کے تناظر کو سامنے لائیں (Bring The Future Perspective)
ایک عام کارکن صرف آج یا اگلے ہفتے کے کاموں پر بات کرتا ہے، لیکن ایک رہنما ہمیشہ دور رس سوچ (Vision) رکھتا ہے۔ میٹنگ میں موجودہ موضوع پر بات کرتے ہوئے، آپ ایک قدم آگے بڑھ کر سوچنے کا مظاہرہ کر سکتے ہیں۔
طریقہ کار:
- وسیع تصویر: جب کوئی مسئلہ یا پروجیکٹ زیر بحث ہو، تو یہ سوال پوچھیں: ”کیا ہم اس فیصلے کے آئندہ ماہ کے اثرات پر غور کر رہے ہیں؟“ یا ”یہ قدم ہماری پانچ سالہ حکمت عملی کے ساتھ کیسے ہم آہنگ ہوتا ہے؟“
- رجحانات کی پیشگوئی: متعلقہ صنعت کے تازہ ترین رجحانات (Latest Trends) یا آئندہ کی ٹیکنالوجی کا حوالہ دیں، اور بتائیں کہ زیر بحث موضوع پر ان کا کیا اثر پڑ سکتا ہے۔
- نتائج پر زور: صرف عمل (Process) پر بات کرنے کے بجائے، مطلوبہ نتائج (Desired Outcomes) اور طویل مدتی اہداف پر روشنی ڈالیں۔
مثال: اگر ٹیم کسی چھوٹے تکنیکی مسئلے پر بات کر رہی ہے، تو ایک لیڈر کہہ سکتا ہے: ”میں متفق ہوں کہ ہمیں ابھی یہ بگ ٹھیک کرنا چاہیے، لیکن کیا اس کے ساتھ ہی ہم اپنی کوڈنگ کا معیار بھی بہتر کر سکتے ہیں تاکہ اگلے سال یہ مسئلہ دوبارہ سر نہ اٹھائے؟“
اہمیت: مستقبل کے بارے میں سوچ کر، آپ غیر ارادی طور پر یہ پیغام دیتے ہیں کہ آپ صرف ایک آجر (Employee) نہیں ہیں بلکہ کمپنی کے مستقبل کی کامیابی کے بارے میں فکرمند ایک اہم اسٹیک ہولڈر (Stakeholder) ہیں۔
۲۔ اختلافات کی حوصلہ افزائی کریں (Encourage Disagreement and Debate)
ایک مؤثر رہنما کا کام یہ نہیں ہوتا کہ وہ صرف ہر کسی کی رائے سے متفق (Agree) ہو جائے، بلکہ یہ ہوتا ہے کہ وہ مختلف آراء کو سامنے لائے، بحث کرائے، اور پھر سب سے بہترین نتیجے پر پہنچے۔ اکثر میٹنگز میں، لوگ اختلاف رائے ظاہر کرنے سے کتراتے ہیں کیونکہ وہ تنازع سے بچنا چاہتے ہیں۔
طریقہ کار:
- سوالات کی طاقت: لوگوں کو اختلاف رائے کے لیے مدعو کریں۔ پوچھیں: ”اس نقطہ نظر کا متبادل حل (Alternative Solution) کیا ہو سکتا ہے؟“ یا ”اس منصوبے کا وہ پہلو (Aspect) کون سا ہے جس کے بارے میں ہم نے ابھی تک نہیں سوچا؟“
- محفوظ ماحول: جب کوئی شخص مختلف رائے دے، تو اس کی شخصیت (Personality) پر حملہ کیے بغیر اس کی رائے کا احترام (Respect) کریں۔ رہنما یہ یقینی بناتا ہے کہ اختلاف رائے کی آواز کو بھی محفوظ طور پر سنا جائے۔
- خاموش افراد کو شامل کرنا: ان لوگوں کو بات کرنے کی دعوت دیں جو عموماً خاموش رہتے ہیں۔ مثال کے طور پر: ”علی، چونکہ آپ اس شعبے کے ماہر ہیں، کیا آپ کو اس فیصلے میں کوئی خطرہ (Risk) نظر آ رہا ہے؟“
اہمیت: جب آپ مختلف نقطہ نظر کو شامل کرنے کی ہمت کرتے ہیں، تو آپ ظاہر کرتے ہیں کہ آپ کمزوریوں سے خوفزدہ نہیں ہیں، بلکہ آپ مضبوط اور جامع فیصلے (Robust Decisions) کرنا چاہتے ہیں۔ یہی رہنما کی سب سے بڑی صفت ہے۔
۳۔ فیصلے کی تعریف اور ذمہ داری کا تعین کریں (Celebrate Clarity and Assign Accountability)
میٹنگز کا سب سے بڑا مسئلہ یہ ہوتا ہے کہ ان کا کوئی واضح نتیجہ (Conclusion) نہیں نکلتا۔ ایک گھنٹے کی بحث کے بعد بھی، ہر کوئی یہ سوچتا رہتا ہے کہ ”اب اگلا قدم کیا ہوگا اور کون کرے گا؟“ ایک حقیقی رہنما اس ابہام (Ambiguity) کو ختم کرتا ہے۔
طریقہ کار:
- اعادہ اور تصدیق: میٹنگ کے اختتام پر، ہونے والے فیصلے کا ایک واضح اور مختصر اعادہ (Recap) کریں: ”تو ہم نے فیصلہ کیا کہ ہم ’پراجیکٹ ایکس‘ کو روک کر سارا زور ’پراجیکٹ وائے‘ پر لگائیں گے۔ کیا سب متفق ہیں؟“
- ذمہ داری کا تعین: ہر اگلے اقدام کے ساتھ ایک واضح مالک (Clear Owner) کا نام جوڑیں۔ مثال کے طور پر: ”سارہ آئندہ منگل تک نئے پراجیکٹ کا بجٹ حتمی کریں گی، اور احمد صارفین کی رائے جمع کریں گے۔“
- اگلی ملاقات کا مقصد: اگلی میٹنگ کا مقصد اور تاریخ طے کر کے میٹنگ کو مکمل کریں۔
اہمیت: یہ عمل ظاہر کرتا ہے کہ آپ نہ صرف بات کرنے پر یقین رکھتے ہیں بلکہ عملدرآمد (Execution) پر بھی یقین رکھتے ہیں۔ میٹنگ میں وضاحت (Clarity) اور ذمہ داری (Accountability) لانے والا شخص خود بخود رہنما کے طور پر ابھرتا ہے۔
خلاصہ اور کیریئر پر اثر
ان تینوں اعمال کو اپنانے کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ آپ میٹنگ کو صرف ایک شریک (Participant) کے بجائے ایک سہولت کار (Facilitator) اور راہنما (Guide) کے طور پر تبدیل کر دیتے ہیں۔
آپ کا کیریئر پر اثر:
- اعتماد سازی: جب آپ مستقبل کی حکمت عملی، صحت مند بحث اور واضح نتائج پر توجہ دیتے ہیں، تو آپ کا برانڈ (Personal Brand) مضبوط ہوتا ہے۔
- مرئیت (Visibility): اعلیٰ قیادت ان لوگوں کو جلدی پہچانتی ہے جو نہ صرف وقت پر کام کرتے ہیں، بلکہ جو بڑی تصویر (Big Picture) پر بھی غور و فکر کرتے ہیں۔
- اختیار: یہ تینوں عمل آپ کو بغیر کسی عہدے کے اختیار اور اثر و رسوخ فراہم کرتے ہیں، جو بالآخر آپ کی ترقی کی راہ ہموار کرتا ہے۔
اگر آپ اپنے پیشہ ورانہ سفر میں قیادت کا کردار حاصل کرنا چاہتے ہیں، تو میز پر بیٹھے ہوئے اپنی نشست پر خاموش رہنے کے بجائے، آج ہی سے ان تین سادہ حکمت عملیوں پر عمل کرنا شروع کر دیں تاکہ آپ کی صلاحیتیں خود بول اٹھیں۔